Verwerkersovereenkomst
Voor organisaties die ProtectMyMail gebruiken voor hun
medewerkers. Hierin staat wat wij namens u met persoonsgegevens doen, en wat niet.
Model, versie van 9 oktober 2026 (concept). An English version is available on request.
Voor publicatie: naam, adres en KvK-nummer van beide partijen, de
vestigingsplaats voor geschillen en de vermelde subverwerkers moeten worden ingevuld en
gecontroleerd, en de tekst moet door een jurist worden gelezen. Dit model volgt de opbouw van
artikel 28 AVG.
Partijen
De organisatie — [naam], [adres], [KvK-nummer] — hierna
"verwerkingsverantwoordelijke", en [juridische naam ProtectMyMail], [adres],
[KvK-nummer] — hierna "verwerker".
1. Onderwerp
De verwerkingsverantwoordelijke gebruikt ProtectMyMail voor de mailadressen op haar domein.
De verwerker verwerkt daarvoor persoonsgegevens van de medewerkers in opdracht van de
verwerkingsverantwoordelijke, volgens deze overeenkomst en de gebruiksvoorwaarden.
Gaan die twee uiteen, dan gaat deze overeenkomst voor wat persoonsgegevens betreft.
2. Welke gegevens, van wie, waarvoor
| Gegevens | Doel |
|---|
| Mailadressen, publieke sleutels en weergavenamen van medewerkers |
Zodat ontvangers de handtekening van een medewerker kunnen controleren |
| Bevestigingen van mailboxen, door de beheerder van de organisatie ondertekend |
Aantonen dat een adres bij de organisatie hoort |
| Herstelzinnen van medewerkers, versleuteld voor de herstelsleutel van de organisatie
(alleen als de organisatie die bijhoudt) |
Een account herstellen als een medewerker vertrekt of de herstelzin kwijt is. De
verwerker kan deze niet openen; alleen de organisatie kan dat. |
| Apparaten van medewerkers: publieke sleutels, naam, datum van toevoegen en intrekken |
Zodat een medewerker op meer dan één apparaat kan werken |
| Per beschermd bericht: adres van de afzender, vingerafdrukken van ontvangers,
onderwerp en inhoud, tijdstip, handtekening |
Ontvangers laten controleren dat een bericht echt en ongewijzigd is |
| Mail die via de gateway gaat, en ontvangers van beveiligde links |
Mail afleveren en beveiligde links bezorgen |
| Account- en factuurgegevens van de organisatie |
Abonnement en facturering |
Betrokkenen zijn de medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke en de mensen met wie zij
mailen. De verwerker leest geen versleutelde inhoud en kan dat ook niet: de sleutels staan op de
apparaten van de medewerkers.
3. Alleen op instructie
De verwerker verwerkt de gegevens alleen voor de doelen hierboven en op schriftelijke
instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet hem tot iets anders verplicht; dan
meldt hij dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Hij gebruikt de gegevens niet voor eigen
doelen, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor reclame of profilering.
4. Gepubliceerde gegevens
Sleutels, bevestigingen, apparaten, versleutelde herstelzinnen en berichtrecords worden
ondertekend gepubliceerd en tussen de nodes van de verwerker gekopieerd. Ze kunnen worden
opgevraagd door wie naar een bepaald adres of bericht vraagt, en kunnen niet worden
teruggeroepen: dat is wat controle door ontvangers mogelijk maakt. De verwerkingsverantwoordelijke
weet dit en informeert haar medewerkers erover. Nodes van andere partijen ontvangen geen van deze
gegevens.
5. Geheimhouding en beveiliging
- Wie bij de verwerker toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.
- De verwerker neemt passende maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder: sleutels alleen op de
apparaten van gebruikers; versleuteld verkeer (HTTPS, STARTTLS); toegang tot servers alleen
met persoonlijke sleutels; dagelijkse versleutelde back-ups die door terugzetten worden
gecontroleerd; doorlopende bewaking van de nodes; servers in Nederland.
6. Subverwerkers
De verwerkingsverantwoordelijke geeft toestemming voor deze subverwerkers:
- TransIP B.V. — servers, Nederland
- KPN B.V. — servers en verbinding, Nederland
- Railway Corporation — de webapp voor accounts en betalingen, [regio]
- Stripe — betalingen (voor kaartgegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke)
- [mailprovider voor facturen en accountmail]
Een nieuwe subverwerker meldt de verwerker minstens 30 dagen vooraf; de
verwerkingsverantwoordelijke kan daartegen bezwaar maken en, als dat niet wordt opgelost, de
overeenkomst opzeggen. De verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze
overeenkomst. Gaan gegevens naar een land buiten de EER, dan gebeurt dat op grond van [een
adequaatheidsbesluit, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of standaardcontractbepalingen].
7. Datalekken
De verwerker meldt een inbreuk op de beveiliging die de gegevens raakt zonder onnodige
vertraging en uiterlijk binnen 24 uur nadat hij die heeft ontdekt, met wat hij dan weet: wat er
gebeurde, welke gegevens en hoeveel betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen
maatregelen. Hij werkt mee aan een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan
betrokkenen.
8. Rechten van betrokkenen en bijstand
De verwerker helpt de verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen (inzage,
correctie, verwijdering, bezwaar, overdraagbaarheid) en bij een DPIA, voor zover hij daarvoor
gegevens heeft. Gepubliceerde records kunnen niet worden verwijderd (artikel 4); wel kan de
verwerker ophouden nieuwe te publiceren en precies laten zien wat er is gepubliceerd.
9. Controle
De verwerker geeft de verwerkingsverantwoordelijke de informatie die nodig is om naleving aan
te tonen, en staat een audit toe door een onafhankelijke deskundige, met een redelijke
aankondiging en niet vaker dan eens per jaar tenzij er een concrete aanwijzing is. De kosten
draagt de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij blijkt dat de verwerker tekortschiet.
10. Duur en einde
Deze overeenkomst loopt zolang de verwerker gegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke
verwerkt. Aan het einde verwijdert de verwerker de gegevens die niet gepubliceerd zijn, of geeft
ze op verzoek terug, tenzij de wet bewaren vereist (zoals facturen, zeven jaar). Gepubliceerde
records blijven bestaan (artikel 4); bevestigingen van mailboxen verlopen vanzelf.
11. Aansprakelijkheid en recht
Voor aansprakelijkheid gelden de gebruiksvoorwaarden, behalve voor boetes en schade die een
partij aantoonbaar veroorzaakt door deze overeenkomst of de AVG te schenden. Op deze
overeenkomst is Nederlands recht van toepassing; geschillen gaan naar de bevoegde rechter in
[plaats].
Ondertekening
| Verwerkingsverantwoordelijke | Verwerker |
|---|
Naam:
Functie:
Datum:
Handtekening: |
Naam:
Functie:
Datum:
Handtekening: |
Privacy statement →
← Home